【お仕事お悩み相談15】報告が苦手で話が長いと言われる

※こちらは過去に募集していた「お仕事お悩み相談室」のアーカイブです。
現在、お悩み相談は受け付けておりません。

簡潔な報告をするにはどうすれば？

【相談内容】

社会人2年目で営業職をしています。
私は報告が苦手です。
よく話が長いと怒られます。
えりたさんがとった行動や、アドバイスを頂ければと思います。
よろしくお願いいたします。

【回答】

上司や先輩への報告は営業職にとって必須業務ですよね。

お仕事において「ホウ（報告）レン（連絡）ソウ（相談）」が超重要事項ですが、なかでも報告は仕事のミス・トラブルをなくす上でもとっても大切なことです。

私が心がけていたことは主に4つです。

（1）まずは結論から話す

　　例）「部長、A社ですが受注できました！」

（2）つぎに経過の報告を

　　例）「それと、B社は提案書を元に検討いただいています」

（3）説明を求められたら「5W3H」をふまえて話す

　　例）「B社の現状を詳しく話して」

　　　　「はい」

　　　　When（いつ）「今日の午後」

　　　　Where（どこで）「B社で」

　　　　Who（だれが）「先方担当者２名に」

　　　　What（なにを）「WEB広告の拡充について提案しました」

　　　　Why（なぜ）「ここ最近アクセス数が減っているからです」

　　　　How（どのように） 「WEB広告を増やすことで」

　　　　Howmuch（いくら）「月々5万円で」

　　　　Howmany（いくつ）「1000PV増を目指します」

（4）自分なりの考えも完結に伝える

　　例）「B社はチラシよりもWEBでの訴求のほうが効果が高いのではと私は思っております」

「5W3H」はもちろん全項目に当てはめる必要はありませんが、一度自分なりに当てはめてみると漏れがない報告になるかと思います。

私も最初は拙い報告しかできませんでしたが、訓練することで少しずつ上達できました。まずはメモにまとめた内容を読み上げるでもOKです。そのうち、何も見なくてもスラスラ言えるようになるはずです。

また、長期に渡る仕事の場合は、中間報告を随時行うことで上司は安心しますし、トラブル防止にもなります。

まとめ

簡潔でわかりやすい報告は、カンペ片手に日々訓練あるのみ！ファイトです！