上司への報告のコツ

上司への「報告」にはコツがある！

仕事をする上で上司への「報告」は大変重要です。自身の仕事の経過や結果を知らせることで未然にトラブルを防いだり、アドバイスをもらいながら効率的に仕事を進めることができます。

とはいえ上司への報告は簡単なようで難しいですよね。私も新人時代はうまく報告ができませんでした。なぜなら上司は常に忙しそうにしているので、声をかけるタイミングがなかなか掴めなかったからです。

報告には主に4つのコツがあります。それをおさえておけば、戸惑うことなくスムーズに報告できるようになるはずです。

①相手への都合伺い

冒頭にも言った通り、上司は常に忙しいです。バタバタしているときに声をかけたら悪いかな…と恐縮してしまい、報告しそびれてしまうこともあります。

しかし上司にとっては部下の報告を聞くこともれっきとした仕事の一つです。もちろんクレーム対応をしていたり電話中に声をかけるのはタブーですが、それ以外の通常業務を行なっているときは「部長、○○の件で報告したいのですが、今お時間よろしいでしょうか？」と声をかけてみましょう。

立て込んでいるときは「今ちょっと立て込んでるから30分後でいい？」などと言われるでしょうし、大丈夫なときはすぐに報告を聞いてくれるはずです。

②冒頭に結論を

部下の報告を聞くことが上司の仕事とはいえ、だらだらとした話を聞く時間はありません。まず冒頭で何を報告するのかを伝えましょう。

その際は目標や見込みを伝えるのではなくあくまで事実・結果を伝えましょう。特に営業職の場合は無数の会社に営業をかけていますので、営業をかけている会社名と営業進捗を伝えることで、上司は部下の行動を把握しやすくなります。

③詳細は「5W3H」を活用

詳細な説明を求められた場合は「5W3H」を活用しつつ報告しましょう。

「5W3H」を活用することで漏れのない正確な報告をすることができます。

④簡潔な報告を心がける

報告する内容にもよりますが「1分以内」を目安に報告することをおすすめします。と言いますのも、報告は事務的な作業ではなくコミュニケーションの一つだからです。

簡潔明快な報告ができる人はそれだけ質の高いコミュニケーション力が備わっているということ。上司が受ける印象や評価も変わってきます。相手の立場に立ってみれば、質の高い報告をする重要性がわかるはずです。